Vrijwilligersorganisatie 3.0

Vrijwilligersorganisatie 3.0

Vrijwilligersorganisaties hebben behoefte aan stabiliteit. Het is fijn om zeker te weten dat een klus gedaan wordt, dat vervanging te vinden is voor een vrijwilliger die weggaat en dat vrijwilligers het naar hun zin hebben zodat ze langer blijven. Binnen vrijwilligersorganisaties circuleren allerlei tips en ervaringen over het omgaan met vrijwilligers en het organiseren van initiatieven, met als doel om wat stabiliteit te organiseren. Vrijwilligerswerk is sterk veranderd de laatste jaren. Het is flexibeler geworden. Zijn organisatievormen voldoende mee veranderd?

“Er is maar één manier die werkt!”

Het blijkt lastig om als organisatie mee te bewegen met nieuwe vormen van vrijwilligerswerk. Er is wel helderheid over de nieuwe wensen van vrijwilligers maar het lijkt ingewikkeld om daar in de praktijk vorm aan te geven. Het viel me laatst op dat de meeste bestuurders en coördinatoren sterke ideeën hebben waar ze aan vast houden. Voor de één is het samen klussen in een tuin op een vaste dag de heilige graal. Een ander zweert bij het hebben van een vaste ruimte waar vrijwilligers kunnen werken. Dat ‘trekt vrijwilligers aan’ en zonder zo’n vaste ruimte ‘vind je bijna geen mensen’. Weer een ander leerde door trial and error dat bij hen een vaste dag voor iedereen juist niet werkt. Bij dat groene initiatief kiezen vrijwilligers hun eigen moment om in de tuin te klussen. Ze houden elkaar wel op de hoogte van wat ze waar doen. ‘Iedereen zou dat zo moeten doen’, was het idee.

Vrijwilligerswerk anno 2017

Adviezen over de organisatie van vrijwilligers, ook al komen ze uit jarenlange ervaring, blijken beperkt houdbaar. Initiatieven trekken verschillende vrijwilligers en niet iedere organisatievorm past bij elke groep mensen. Er is geen werkwijze die past bij iedereen. Met nieuwe vormen van vrijwilligerswerk neemt de noodzaak tot flexibiliteit in de organisatie toe.

Dynamisch organiseren

Hoe kan een organisatie mee bewegen met haar vrijwilligers? Sinds een aantal jaren zijn nieuwe, meer dynamische organisatievormen in opkomst. In deze organisatievormen zit flexibiliteit al ingebouwd in de vorm van een feedbackloop. De groep maakt afspraken voor een bepaalde periode, evalueert en stelt zo nodig bij. Een afspraak is altijd tijdelijk en verandering is blijvend mogelijk. Dit houdt een groep wakker, zet aan het denken en biedt ruimte voor experiment. Zo vormt flexibiliteit de gewenste stabiele factor.

Leren hoe je dat in je eigen organisatie kunt toepassen? Volg een training organiseren zonder hiërarchie.

22 juni 2017

Vertrouw je op jezelf of op een methode?

Vertrouw je op jezelf of op een methode?

De laatste jaren, met de groei van het aantal mensen dat zelf het roer in handen neemt om hun eigen omgeving of de samenleving mooier te maken is er veel aandacht voor de manier waarop een initiatief zichzelf organiseert. Wie heeft de leiding en wil de groep wel een leider of een bestuur? Hoe neemt de groep besluiten? Hoe krijgt iedereen een stem zonder eindeloze vergaderingen?

Nieuwe vormen van samenwerken

Veel initiatieven experimenteren met (of zetten serieus in op) manieren van samenwerken die gebaseerd zijn op gelijkwaardigheid en het waarderen van verschillen. Deze methoden geven alle groepsleden de ruimte om zich uit te spreken zonder dat er meteen iemand ‘overheen valt’ met een andere mening of een eigen verhaal. Denk bijvoorbeeld aan sociocratie, een talking stick- of dialoogronde tijdens vergaderingen (degene met de talking stick kan vrijuit praten, anderen luisteren met volle aandacht).

De eerste ervaring met zo’n methode is meestal heel fijn. Het gevoel ontstaat dat je ‘het hebt’ als groep: die geweldige manier van vergaderen waardoor iedereen helemaal aan bod komt of dat schema om projecten mee te organiseren zodat de uitvoering strak loopt.

En dan valt het toch tegen.

Deze methode werkt niet!

Na de eerste “verliefdheid” op de methode lijkt de werkvorm bij nader inzien minder ideaal. Zelf heb ik meestal meer behoefte aan een creatief denkproces dan aan strikte regels van een methode. Wat vaak gebeurt, is dat ondanks de ruimte voor ieders inbreng sommigen toch moeite hebben om hun standpunt naar voren te brengen. Deelnemers voelen zich niet gehoord of het lukt als groep niet om tegemoet te komen aan de gemaakte bezwaren. Maar ‘we moeten wel verder’ en zo ontstaan spanningen. Soms ontstaat de gedachte om de methode maar weer helemaal los te laten omdat “het toch niet werkt”.

Vertrouw op jezelf

In de praktijk merk ik dat dit vooral gebeurt wanneer een groep sterk leunt op de methode en minder op zichzelf vertrouwt. De stappen van een techniek volgen is niet genoeg. Het gaat vooral om de manier waarop je dat doet. De aandacht die de groep heeft voor het verhaal van een ander, de mate waarin deelnemers vanuit zichzelf kunnen praten en met een frisse houding naar een onderwerp kunnen kijken bepalen voor een groot deel de kwaliteit van het gesprek. Soms sluit een specifieke werkwijze niet aan bij wat een groep op dat moment nodig heeft. De werkwijze los laten en een eigen koers varen trekt het proces weer vlot.

Dialoogronde organiseren

Een talking stick of dialoogronde kan helpen de aandacht te richten. Dat werkt zo:

De groep zit in een kring.

Kies een voorwerp als talking stick, zoals stok, mobiele telefoon, boekenlegger.

Spreek af of de talking stick rondgaat of terug komt in het midden van de kring na iedere spreker.

Eén deelnemer leidt het onderwerp in en stelt een richtinggevende vraag. Deze deelnemer kan daarna direct zijn of haar eigen inbreng of antwoord geven.

Geef de talking stick door aan de volgende of leg hem in het midden. De volgende deelnemer kan spreken.

De andere groepsleden luisteren alleen, met aandacht.

Wie de talking stick heeft kan wel reageren op de inbreng van anderen.

In 2016 verschenen in iets andere vorm voor www.roegenroem.nl.